سازمان دهی در روابط عمومی
از آنجا که امروز عمده تغییرات مربوط به دانش و تکنولوژی هاست چنین تغییراتی تاثیر فراوانی در ساختار و تشکیلات روابط عمومی سازمان دارد.
سامان دهی به صورت ماتریسی
بهترین روش سازمان دهی روابط عمومی روش ماتریسی است. در این حالت مدیر خزانه ای از کارکنان دارد که برای هر پروژه فراخوانی می شوند و پس از انجام کار به خزانه بازمی گردند. این روش از آن جهت که روابط عمومی گاهی برای پروژه هایش به نیروی بیشتر نیازمند است، مفید است. در عین حال نیروها در خانه های ثابت سازمانی محبوس نمی شوند. [به نظر من که وحشتناکه. یکجا نشستن و مستقر کار کردن. کار روتین و گاهی بی کاری مطلق. فسیل شدن مغز بی شک در پی اش خواهد آمد] حداکثر بهره از منابع و نیروی کار برده می شود. این روش انعطاف پذیر است و در برابر تغییرات محیطی نیز پاسخ مثبت می دهد و به سرعت با محیط هماهنگ می شود. تصویر زیر سازمان دهی روابط عمومی به صورت ماتریسی در هنگام انجام دو پروژه همزمان را نشان می دهد.
وظایف ادارات روابط عمومی
از 108 موسسه و شرکت آمریکایی سوال شد که چه وظایف و مسوولیت هایی به عهده ادارات روابط عمومی است، جواب های داده شده عبارت بودند از:
- کارهای مربوط به جراید و مطبوعات و رادیو و تلویزیون
- عهده دار شدن انتشارات مربوط، کارمندان موسسه
- کمک به تنظیم خط مشی موسسه
- انتشار جزوات
- نویسندگی و تهیه و تنظیم مطالب
- تهیه گزارش های سالانه
- تهیه عکس
- ارتباط با طبقات مختلف مردم شهر
- سخنرانی کردن و تهیه سخنران و متن سخنرانی
- توزیع مراسلات و بسته ها
- آموزش و پرورش و تعالیم لازم به افراد دادن
- تحقیق و کسب اطلاعات
- نشر آگهی
- توزیع فیلم
- برقرار کردن ارتباط با سهامداران
- نشر آگهی ها
- توزیع فیلم
- برقرار کردن ارتباط با کارکنان
- جمع آوری هدایا
- تولید فیلم های سینمایی
- ارتباط با مشتریان
- عهده دار شدن نشریات خارجی
روابط عمومی حتی موظف است با افرادی که در محل استقرار کارخانه زندگی می کنند، مرتبط باشد.
تصویر زیر واحدهای مختلف روابط عمومی را که عهده دار وظایف فوق اند نشان می دهد.
نظر به اهمیت بخش زیر، این قسمت نه به صورت برگزیده بلکه به طورکامل از کتاب مدیریت روابط عمومی در 3 پست خواهد آمد.
بخشنامه ریاست جمهوری اسلامی ایران درباره روابط عمومی
این بخشنامه به تاریخ 6/4/74 به کلیه وزارتخانه های مرتبط با روابط عمومی ابلاغ شده است.
به کلیه وزارتخانه ها و سازمان و موسسه های دولتی
شورای عالی سیاستگذاری تبلیغات دولت در جلسه مورخ 23/3/74 خود جایگاه و خطوط کلی وظایف روابط عمومی وزارتخانه ها و سازمان های دولتی را به شرح زیر تصویب کرد.
این مصوبه که به تایید ریاست محترم جمهوری رسیده است، جهت اجرا ابلاغ می شود.
ماده 1: واحد روابط عمومی هر وزارتخانه یا سازمان زیر نظر مستقیم بالاترین مقام آن دستگاه اداره می شود.
ماده 2: وزارتخانه ها و نیز سازمان هایی که توسط معاونان رییس جمهور اداره می شود مسوول روابط عمومی با رعایت مقررات، معاون یا مدیر کل دستگاه می باشد.
ماده 3: مدیر روابط عمومی در شورای معاونان شرکت می کند. شرکت او در سایر جلسات موکول به نظر رییس دستگاه است.
ماده 4: برنامه ریزی و تهیه طرح های تبلیغاتی، با توجه به اهداف و وظایف وزارتخانه یا سازمان و نیز اجرای آنها با استفاده از کلیه رسانه ها و راه های دیگر تبلیغی به منظور عرضه نظریات و فعالیت های دستگاه، آگاهی از افکار عمومی و بهره گیری از مشاوران و متخصصان ارتباط جمعی، از جمله وظایف عمده روابط عمومی وزارتخانه یا سازمان محسوب می شود.
تبصره: در صورت لزوم، روابط عمومی وزارتخانه یا سازمان به ایجاد واحد سمعی و بصری می پردازد.
ماده 5: دولت هزینه های مربوط به روابط عمومی را از هزینه های ضروری وزارتخانه و سازمان تلقی می کند و دستگاه ها موظفند حداقل 5 در هزار بودجه پیشنهادی به سازمان برنامه و بودجه را برای روابط عمومی محسوب و در سازمان برنامه از آن دفاع کنند و هنگام مبادله موافقتنامه با سازمان برنامه و بودجه به ترتیب مقتضی آن را منظور نمایند.
نظر به اهمیت و نقش اساسی مردم در نظام جمهوری اسلامی و فرصت تداوم پیوند متقابل مردم و مسوولان و اهداف عالیه انقلاب اسلامی و با توجه به رسالت سنگینی که روابط عمومی به عنوان زمینه ساز ارتباط دو سویه و ایجاد تفاهم متقابل و حفظ تداوم این ارتباط بر عهده دارد، ضرورت اتخاذ شیوه های مناسب و الگوهای سنجیده برای تقویت روابط عمومی های کشور و نیز ایجاد وحدت رویه در امور ارتباطی و تبلیغی بیش از پیش احساس می شود. با توجه به این، اهداف زیر در خصوص جایگاه و وظایف روابط عمومی وزارتخانه ها و سازمان های دولتی و ابلاغ می گردد.
